Nama Posisi atau Bagian Kerja Di Hotel dan Struktur Organisasinya– Setiap hotel baik kecil maupun besar pasti memiliki beberapa karyawan atau staff yang memiliki tugasnya masing-masing. Hanya saja perbedaan hotel besar dan kecil mungkin terletak pada seberapa banyak karyawan yang dimiliki.
Umumnya hotel kecil memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana, paling tidak ada bagian manajer, resepsionis, house keeping sama kitchen yang bagian masak-memasak.
Namun untuk hotel yang lebih besar, setiap bagian akan diperinci lebih lagi karena tugasnya juga cukup banyak. Sebagai contoh, untuk house keeping yang bertugas merawat hotel.
Pada hotel kecil, untuk merawat seluruh hotel mungkin 1 orang saja cukup. Tapi pada hotel yang besar mungkin perlu dibagi-bagi lagi seperti ada yang khusus bagian ruangan (room boy), bagian taman, dan lain sebagainya.
Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih detail tentang bagian-bagian kerja di sebuah hotel sekaligus struktur organisasinya secara umum. Oke langsung, saja berikut adalah penjelasannya :
Daftar Isi Artikel
Struktur Organisasi Hotel pada Umumnya
struktur organisasi hotel
Gambar di atas adalah struktur organisasi untuk hotel pada umumnya, biasanya dipimpin oleh seorang General Manager, dan dibawahnya ada asisten manajer yang bertugas untuk membantu tugas manajer.
Dibawah GM terdapat beberapa departemen atau divisi yang juga dipimpin oleh manajer seperti room divisi, Food & Beverage Division, Human Capital, Marketing, Finance, dan Enginering.
Masing-masing divisi memiliki staff yang memiliki tugas individu, dalam beberapa departmen didalamnya juga terdapat divisi yang dipimpin oleh seorang supervisor (warna orange tua).
Biar lebih paham tentang tugas masing-masing posisi pekerjaan, berikut akan dijelaskan lebih detailnya.
Nama Posisi atau Bagian-bagian Kerja di Hotel
1. General Manager
General manager merupakan manajer tingkat atas yang bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan/pelayanan hotel dan kinerja seluruh karyawan. General Manager ini biasanya bertanggung jawab kepada CEO atau pemilik hotel tersebut.
General manager tidak bekerja sendirian, dia dibantu oleh assistant manager dan para manajer dari setiap departemen.
2. Assistant General Manager
Semakin besar sebuah hotel maka tanggung jawab seorang GM akan semakin besar. Untuk itu dalam beberapa hotel besar, GM akan dibantu dan didukung oleh Assistan General Manager.
Asisten manajer akan mendapatkan tugas langsung atau arahan dari GM. Dan terkadang seorang asisten manajer akan menggantikan peran GM ketika GM pergi keluar kota/sakit atau ada urusan di luar hotel.
3. Room Division Manager
Bagian kerja di hotel yang ketiga adalah Room Division Manajer. Manajer yang satu ini bertugas untuk memimpin room division yang bertugas dalam menyiapkan kamar, pemesanan kamar/booking, check in sampai check out agar dapat berjalan dengan lancar.
Departemen atau divisi ini dibagi menjadi dua yaitu housekeeping yang bertanggung jawab terhadap ruangan/kamar hotel baik sebelum digunakan maupun sesudah digunakan. Dan front office yang bertugas menerima tamu, memerika pesanan dan menginformasikan ketersediaan kamar terhadap konsumen.
a. Housekeeping
Houskeeping bertugas untuk menjaga kebersihan, kerapian, keindahan dam kenyamanan setiap bagian hotel, baik itu bagian dalam hotel maupun bagian luar hotel.
Bagian dalam hotel meliputi rcade, drugstore, bank, money changer, travel agent, beauty salon, barber shop, meeting room, restaurant dan lain sebagainya. Sedangkan bagian luar hotel meliputi area parkir, taman, kolam renang, tennis court dan lain-lain.
1) Public Area Section
Posisi ini bertugas dan bertanggung jawab dalam menjaga kebersihan, keindahan, dan kenyamanan area hotel yang bisa diakses oleh semua pengunjung atau sifatnya publik. Contoh area yang menjadi tanggung jawab posisi ini antara lain : lobby, restroom, restaurant, meeting room, dll.
2) Room Section
Room section merupakan bagian atau posisi yang bertanggung jawab terhadap kebersihan, kerapian sekaligus kelengkapan kamar tamu. Posisi ini akan menyiapkan kamar sebelum pengunjung check in, dan sesudah pengunjung check out.
Ada sebutan lain untuk posisi ini, yaitu room boy. Karena biasanya, posisi ini memang diisi kebanyakan oleh cowok demi keamanan hotel.
3) Linen dan Laundry
Linen section bertugas untuk mengatur pengelolaan linen di hotel, linen merupakan produk hotel yang terbuat dari kain. Meliputi sprei, sarung bantal, handuk bahkan sampai seragam karyawan.
4) Gardener Section
Dalam beberapa hotel berbintang biasanya terdapat taman atau kebun yang bertujuan untuk mempercantik tampilan hotel. Ada satu posisi disebut dengan gardener section. Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat hingga merawat semua jenis tanaman di hotel. Mirip seperti tukang kebun, namun ini tukang kebun yang berkelas.
b. Front Office
Front office merupakan bagian yang bertugas untuk melayani check in dan check out tamu hotel. Front office ini terdiri dari beberapa bagian, ada yang bagian menyambut tamu, melayani tamu check in, melayani tamu check out dan pembayaran/administrasi.
1) Reception / Front Desk Attendant
Tugas reception adalah melayani tamu hotel untuk check ini dan check out. Posisi ini juga bertugas memberikan informasi kepada tamu terkait ketersediaan kamar. Reception akan berkoordinasi dengan housekeeping dalam menyiapkan kamar dan membereskan kamar ketika tamu sudah check out.
2) Reservation
Sesuai dengan namanya, tugasnya adalah untuk melayani pemesanan kamar oleh tamu. Termasuk pemesanan melalui website, telepon dan datang langsung.
3) Information / Call Center
Bagian ketiga dalam front office hotel adalah bagian information / call center. Posisi ini bertugas memberikan informasi termasuk pemesanan melalui telephone. Tidak hanya dari tamu saja, tapi telephone dari semua pihak yang ingin mencari informasi terkait hotel tersebut.
4). Cashier
Bagian bertugas sebagai tempat pembayaran. Biasanya letaknya sebelahan dengan bagian reception dan reservation.
4. Food & Beverage Manager
Bagian kerja di hotel selanjutnya adalah Food & Beverage Manager, bagian ini bertanggung jawab terhadap makanan dan minuman yang ada di hotel meliputi makanan untuk tamu hotel (sarapan), untuk karyawan hingga jika ada acara/event di hotel tersebut.
Bagian ini juga bertugas untuk merencanakan menu, menyajikan makanan dan minuman berkualitas mulai dari dapur sampai pelayanan di restoran tempat tamu untuk breakfast.
a. Food Production
Food production adalah bagian yang bertugas untuk memproduksi makanan, bagian ini biasanya ada di dapur dimana makanan dan minuman akan diproduksi.
1). Kitchen
Dapur adalah tempat dimana makanan dan minuman di produksi. Dalam hotel besar dan berbintang biasanya dapur memliki beberapa cheff yang memiliki spesialisasinya masing-masing.
2). Pastry
Bagian yang bertugas untuk membuat kue untuk kebutuhan sarapan, coffe break, makan siang & makan malam.
3). Pot Washing
Setiap alat masak dan alat makan yang telah dipakai pasti butuh dicuci agar bersih dan bisa dipakai kembali. Bagian kerja di hotel yang tugasnya mencuci adalah pot washing.
b. F&B
Ada juga bagian makanan dan minuman yang bertugas untuk melayani tamu. Bagian ini terdiri dari :
1. Bar
Beberapa hotel berbintang mungkin terdapat bar. Bar merupakan tempat yang menyajikan minuman-minuman untuk orang dewasa.
2. Restaurant
Bagian ini bertanggung jawab terhadap keberlangsungan restoran di hotel agar dapat berjalan dengan baik.
3. Room service
Ketika ada tamu hotel yang memesan makanan, maka room service ini yang bertugas mengantarkan makanan ke kamar hotel.
4. Benquet
Ketika di hotel terdapat sebuah acara atau event, maka benquet ini yang bertugas untuk menyajikan dan menjamu tamu dengan makanan/minuman.
5. Human Capital (HC)
Human capital dalam hotel berguas mengelola sumber daya manusia sebaik mungkin demi kemajuan dan keberhasilan hotel. Tugas HC secara lebih spesifik seperti mengatur penggajian, memotivasi karyawan, dan merekrut karyawan baru.
a. Recruitmen
Keluar masuk karyawan adalah hal yang biasa di dalam sebuah perusahaan. Untuk itu diperlukan karyawan yang mengatur keluar masuknya karyawan, yaitu staff recruitmen. Posisi ini bertugas untuk mencari karyawan hotel yang baru sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
b. Staff HC
Staff HC bertugas untuk mengelola karyawan mulai dari penggajian, mengurus cuti, training hingga memberikan motivasi karyawan.
c. General Affairs
Staff general affairs bertugas untuk menyediakan sarana dan prasarana yang terdapat di hotel agar dapat berlangsung dengan baik.
6. Marketing and Sales
Departemen ini bertugas untuk mempromosikan hotel agar dapat berkembang dengan bertambahnya tamu hotel. Marketing and sales ini terdiri dari beberapa bagian yaitu :
a. Public Relation b. Sales E-Commerce c. Sales Excecutive d. Internet Marketing
7. Finance Manager
Bagian ini bertugas untuk melakukan pengelolaan administrasi dan keuangan di sebuah hotel. Termasuk bertugas dalam membuat laporan keuangan, pembayaran pajak dan melakukan pembayaran gaji. Bagian ini biasanya terdiri dari :
a. Purchasing b. Accounting
8. Engineer
Engineer adalah karyawan yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan perbaikan seluruh aset yang meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik, dan energi hotel.
9. Security Director
Security bertanggung jawab atas keamanan hotel secara keseluruhan. Ruang lingkup pengamanan hotel meliputi para karyawan, para tamu, dan aset hotel. Security juga bertugas untuk menciptakan kondisi yang aman sehingga tamu betah tinggal di hotel dan para karyawan bekerja dengan nyaman.
Nah kurang lebih itu adalah beberapa bagian atau posisi kerja di hotel. Jika kamu berminat bekerja di hotel kamu bisa pilih salah satu diantara posisi kerja di atas.
Adapun fungsi dan tugas bagian front office atau kantor depan adalah seperti berikut :
1. Melakukan penjualan kamar hotel
Ini merupakan fungsi dan tugas utama front office di sebuah hotel yaitu melakukan penjualan kamar. Maksud menjual disini adalah menyewakan kamar yang ada kepada para tamu yang datang.
Segala aktivitas yang berkaitan dengan menjual kamar hotel meliputi :
Menerima pesanan kamar
Menangani tamu yang datang langsung untuk memesan kamar (walk-in guest)
Menangani tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya
Melakukan pendaftaran tamu
Menentukan kamar tamu
2. Menyampaikan segala informasi tentang hotel
Karena front office berada di bagian depan, maka department ini bertanggung jawab untuk menyampaikan segala hal yang ditanyakan tamu mengenai informasi hotel yang meliputi :
Semua produk layanan di dalam hotel
Semua fasilitas umum hotel (area dalam maupun luar)
3. Mengkoordinasi pelayanan tamu
Untuk dapat melayani para tamu dengan baik mulai saat check-in sampai dengan check-out, front office biasanya akan berkomunikasi dengan bagian department lain di hotel untuk mempermudah proses yang ada terutama dalam menangani permasalahan termasuk keluhan tamu.
4. Menyusun laporan status kamar
Bagian front office harus menyusun laporan status kamar hotel dengan jelas dan memperbaruinya setiap saat agar tidak mendapati kesulitan dalam menjualnya.
Pekerjaan front office disini sangat berhubungan dengan department housekeeping untuk mendapatkan informasi status kamar. Adapun informasi yang harus disusun dan dilaporkan yaitu :
Kamar yang siap huni
Kamar yang sedang dibersihkan
Kamar yang sedang dalam perbaikan
Perpindahan kamar
Kamar yang out-of-order
5. Mengurus pembayaran tamu
Front office berwenang dalam melaukan pencatatan segala keuangan dari transaksi tamu hotel seperti pembayaran sewa kamar baik tunai maupun non-tunai ataupun deposito. Sedangkan untuk pencatatan keuangan hotel secara menyeluruh dilakukan oleh bagian akuntansi.
Department front office disini melakukan kegiatan terkait, seperti :
Mempersiapkan pembayaran tamu
Membuka rekening tamu
Menyusun rekening tamu
Mencatat transaksi pada rekening tamu
Membatasi jumlah kredit
Melaksanakan prosedur check-out
6. Menyusun riwayat kunjungan tamu
Segala aktivitas yang ada di dalam hotel biasanya akan dicatat dalam bentuk database tidak terkecuali riwayat kunjungan tamu. Data riwayat tamu seperti nafas kehidupan, karena apabila tamu tersebut kembali lagi untuk menginap, maka pihak hotel telah mempunyai informasi penting tentang tamu tersebut.
7. Melayani segala komunikasi via telepon, dll.
Sebuah hotel memang harus mempunyai standart pelayanan komunikasi yang baik termasuk pelayanan komunikasi via telepon, faksimili, internet, email, dll.
Bagian front office wajib menangani layanan komunikasi tersebut, meliputi :
Menerima semua pembicaran via telepon
Menerima dan membalas komunikasi via email atau faksimili
Melakukan layanan wake-up call
Dll
8. Menangani barang bawaan tamu
Front Office harus melayani semua tamu yang datang dengan baik, termasuk dalam menangani barang bawaan tamu untuk menginap. Adapun aktivitas yang berkaitan seperti :
Menanganni barang bawaan tamu yang akan check-out
Menangani barang bawaan tamu yang melakukan perpindahan kama
Menangani barang bawaan tamu yang datang
Tujuan Front Office
depositphotos.com
Jadi alasan dibentuknya department front office dalam sebuah hotel memiliki tujuan utama yaitu :
Untuk meningkatkan pendapatan hotel serta tingkat hunian kamar dari tahun ke tahun
Pengertian Front Office merupakan kata yang berasal dari bahasa inggris, “Front”artinya depan dan “Office”artinya kantor. Jadi front office bisa diartikan sebuah department di hotel yang letaknya dibagian depan dan tidak jauh darilobbyatau pintu depan hotel.
Karena letaknya berada di paling depan, area ini menjadi yang paling sibuk karena paling sering dilihat dan berhubungan langsung dengan setiap tamu yang datang. Adapun front office juga juga disebut dengan guest service area (area pelayanan tamu), sementara yang bertugas disana biasa disebut dengan guest service agent atau front liner.
Nah, bagi anda yang ingin mengetahui lebih jauh pengertian, fungsi, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab bagian front office bisa menyimak ulasan berikut.
Pengertian front office adalah bagian atau department di sebuah hotel yang berada di bagian paling depan dan bertanggung hawab terhadap segala proses pemesanan kamar, baik saat proses check-in maupun check-out.
Pengertian front office menurut ahli
Menurut Agusnawar (2002:1) dalam buku Pengantar Operasional Kantor Depan Hotel, Front Office merupakan salah satu departemen atau bagian yang langsung memberikan pelayanan kepada tamu, dimulai dari calon tamu mengadakan pemesanan kamar/pre-arrival sampai tamu tinggal dan berangkat (check-out) dari hot
Selain itu front office merupakan department yang bisa dikatakan menjadi first impression tamu dari sebuah hotel, oleh sebab itu mereka yang bertugas harus bisa memperlakukan tamu dengan baik dan harus mengetahui segala informasi yang ada di hotel.
Dalam department front office terdapat struktur organisasi di dalamnya dengan tugas dan tanggung jawab yang lebih kompleks.
Apabila kita lihat dari struktur di atas, kedudukan tertinggi dipegang oleh Front Office Manager, kemudian dibawahnya terdapat posisi seperti Executive Lounge Assistant, Guest Relation Supervisor , Front DeskSupervisor, Reservation Agent, Business Service, Bell Captain, AirportRepresentative, Guest Relation Officer(GRO), Telephone Operator, FrontDesk Agent (FDA), Reservation Agent, Doorman/doorgirl, Bellman.
1. Front Office Manager
Front Office Manager bertanggung jawab memberikan kesan yang positif dan menciptakan kepuasan tamu di area kerjanya.
Ruang lingkup kerjanya :
Front office area
Executive floor
Business center
2. Assistant Front Office Manager
Assistant front office manager bertanggung jawab untuk membantu kelancaran keseluruhan tugas di bagian front office serta menggantikan front office manager saat berhalangan dan mengkoordinir tugas-tugas sesuai pekerjaannya.
Ruang lingkup kerja :
Front office
Executive floor
Business center
3. Duty Manager
Duty Manager bertanggung jawab untuk mendukung pekerjaan operasional secara menyeluruh di department front office serta mengontrol operasional lintas department pada shift tertentu.
Ruang lingkup kerja :
Front Office
Seluruh area hotel yang berhubungan dengan tamu
4. Executive Lounge Manager
Executive lounge manager bertanggung jawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif serta menjamin kepuasan tamu dan juga staf-staf menurut standart pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif.
Ruang lingkup kerja :
Executive lounge
Executive rooms
5. Front Desk Supervisor
Front Desk Supervisor bertanggung jawab untuk memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu hotel dengan cara memberikan arahan kepada staff front desk dan juga mengontrol kode akses computer di bagian front desk.
Ruang lingkup kerja :
report this ad
Front Office
6. Chief Concierge
Chief Concierge bertanggung jawab dan memastikan bahwa semua tamu hotel mendapatkan pengalaman yang berkesan di area pintu depan hotel, lobby maupun bell desk.
Ruang lingkup kerja :
Pintu masuk hotel
Lobby
Bell desk
Counter
7. Business Centre Supervisor
Business Centre Supervisor bertanggung jawab untuk mengarahkan semua aspek fungsi hotel dari pusat bisnis agar mendapatkan kepuasan tertinggi dari tamu yang menginap.
Ruang lingkup kerja :
Area pusat bisnis
8. Bell Captain
Bell Captain bertanggung jawab untuk mengurus barang-barang bawaan tamu saat datang, selama menginap maupun ketika tamu tersebut pergi untuk check-out meninggalkan hotel.
Ruang lingkup kerja :
Front Office
Lobby
Kamar tamu
9. Bellboy
Bellboy bertanggun jawab untuk membantu para tamu untuk menangani barang bawaan mereka (luggage delivery).
Ruang lingkup kerja :
Front Office
Lobby
Kamar hotel
10. Door Man
Door Man bertugas untuk menyambut kedatangan tamu termasuk membukakan pintu kendaraan maupun pintu lobby hotel.
Ruang lingkup kerja :
Area depan hotel
Lobby
11. Receptionist / Front Desk Agent
Receptionist / FDA bertanggung jawab untuk menangani registrasi tamu serta memberikan pelayanan check-in dan check-out maupun mengurus pembayarannya.
Ruang lingkup kerja :
Front Desk
12. Guest Relations Officer
Guest Relations Officer bertanggung jawab untuk mengantarkan tamu dan memberikan segala bentuk pelayanan serta bantuan selama tamu menginap di hotel.
Ruang lingkup kerja :
Front Office
Lobby
Executive Lounge
13. Telepon Operator
Telepon Operator bertanggung jawab untuk mengelola layanan komunikasi baik telepon, faksimili, maupun email dengan berpedoman terhadap kebijakan teknis yang telah di tetapkan.
Ruang lingkup kerja :
Front Office
14. Airport Representative
Airport Representative bertanggung jawab untuk menjemput tamu dari bandara dan juga mengantarkan kembali tamu ke bandara sesuai dengan standrt hotel.
Ruang lingkup kerja :
Airport – Hotel
Lobby Hotel
Peralatan yang Dibutuhkan di Department Front Office
Untuk menunjang segala aktivitas dan kinerja department front office, maka dibutuhkan peralatan-peralatan seperti :
Front Office Counter (meja panjang)
Room rack
Information rack
Reservation rack
Rak kunci kamar dan surat
Komputer
Bill Rack
Safe deposit box
Paging board
Pigeon hole
Telepon
Fax Machine
Key drop box
Luggage trolley
Credit card imprinter
Demikianlah informasi lengkap mengenai department front office yang kompleks pada sebuah hotel, baik itu fungsi, tugas, peran, tanggung jawab maupun struktur organisasi yang berjalan didalamnya untuk mencapai tingkat kepuasan tertinggi dari semua tamu yang menginap.
