Fungsi tugas dan tujuan FRONT OFFICE

 

Fungsi dan Tugas Front Office

hoteldukespalace.com

Adapun fungsi dan tugas bagian front office atau kantor depan adalah seperti berikut :

1. Melakukan penjualan kamar hotel

Ini merupakan fungsi dan tugas utama front office di sebuah hotel yaitu melakukan penjualan kamar. Maksud menjual disini adalah menyewakan kamar yang ada kepada para tamu yang datang.

Segala aktivitas yang berkaitan dengan menjual kamar hotel meliputi :

• Menerima pesanan kamar
• Menangani tamu yang datang langsung untuk memesan kamar (walk-in guest)
• Menangani tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya
• Melakukan pendaftaran tamu
• Menentukan kamar tamu

2. Menyampaikan segala informasi tentang hotel

Karena front office berada di bagian depan, maka department ini bertanggung jawab untuk menyampaikan segala hal yang ditanyakan tamu mengenai informasi hotel yang meliputi :

• Semua produk layanan di dalam hotel
• Semua fasilitas umum hotel (area dalam maupun luar)

3. Mengkoordinasi pelayanan tamu

Untuk dapat melayani para tamu dengan baik mulai saat check-in sampai dengan check-out, front office biasanya akan berkomunikasi dengan bagian department lain di hotel untuk mempermudah proses yang ada terutama dalam menangani permasalahan termasuk keluhan tamu.

4. Menyusun laporan status kamar

Bagian front office harus menyusun laporan status kamar hotel dengan jelas dan memperbaruinya setiap saat agar tidak mendapati kesulitan dalam menjualnya.

Pekerjaan front office disini sangat berhubungan dengan department housekeeping untuk mendapatkan informasi status kamar. Adapun informasi yang harus disusun dan dilaporkan yaitu :

• Kamar yang siap huni
• Kamar yang sedang dibersihkan
• Kamar yang sedang dalam perbaikan
• Perpindahan kamar
• Kamar yang out-of-order

5. Mengurus pembayaran tamu

Front office berwenang dalam melaukan pencatatan segala keuangan dari transaksi tamu hotel seperti pembayaran sewa kamar baik tunai maupun non-tunai ataupun deposito. Sedangkan untuk pencatatan keuangan hotel secara menyeluruh dilakukan oleh bagian akuntansi.

Department front office disini melakukan kegiatan terkait, seperti :

• Mempersiapkan pembayaran tamu
• Membuka rekening tamu
• Menyusun rekening tamu
• Mencatat transaksi pada rekening tamu
• Membatasi jumlah kredit
• Melaksanakan prosedur check-out

6. Menyusun riwayat kunjungan tamu

Segala aktivitas yang ada di dalam hotel biasanya akan dicatat dalam bentuk database tidak terkecuali riwayat kunjungan tamu. Data riwayat tamu seperti nafas kehidupan, karena apabila tamu tersebut kembali lagi untuk menginap, maka pihak hotel telah mempunyai informasi penting tentang tamu tersebut.

7. Melayani segala komunikasi via telepon, dll.

Sebuah hotel memang harus mempunyai standart pelayanan komunikasi yang baik termasuk pelayanan komunikasi via telepon, faksimili, internet, email, dll.

Bagian front office wajib menangani layanan komunikasi tersebut, meliputi :

• Menerima semua pembicaran via telepon
• Menerima dan membalas komunikasi via email atau faksimili
• Melakukan layanan wake-up call
• Dll

8. Menangani barang bawaan tamu

Front Office harus melayani semua tamu yang datang dengan baik, termasuk dalam menangani barang bawaan tamu untuk menginap. Adapun aktivitas yang berkaitan seperti :

• Menanganni barang bawaan tamu yang akan check-out
• Menangani barang bawaan tamu yang melakukan perpindahan kama
• Menangani barang bawaan tamu yang datang

Tujuan Front Office

depositphotos.com

Jadi alasan dibentuknya department front office dalam sebuah hotel memiliki tujuan utama yaitu :

• Untuk meningkatkan pendapatan hotel serta tingkat hunian kamar dari tahun ke tahun
• Untuk meningkatkan jumlah tamu langganan
• Untuk memenuhi segala kebutuhan dan kepuasan tamu
• Untuk membentuk sebuah citra hotel yang positif