Pengertian Front Office merupakan kata yang berasal dari bahasa inggris, “Front” artinya depan dan “Office” artinya kantor. Jadi front office bisa diartikan sebuah department di hotel yang letaknya dibagian depan dan tidak jauh dari lobby atau pintu depan hotel.
Karena letaknya berada di paling depan, area ini menjadi yang paling sibuk karena paling sering dilihat dan berhubungan langsung dengan setiap tamu yang datang. Adapun front office juga juga disebut dengan guest service area (area pelayanan tamu), sementara yang bertugas disana biasa disebut dengan guest service agent atau front liner.
Nah, bagi anda yang ingin mengetahui lebih jauh pengertian, fungsi, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab bagian front office bisa menyimak ulasan berikut.
Daftar Isi [show]
Pengertian Front Office
Pengertian front office adalah bagian atau department di sebuah hotel yang berada di bagian paling depan dan bertanggung hawab terhadap segala proses pemesanan kamar, baik saat proses check-in maupun check-out.
Pengertian front office menurut ahli
- Menurut Agusnawar (2002:1) dalam buku Pengantar Operasional Kantor Depan Hotel, Front Office merupakan salah satu departemen atau bagian yang langsung memberikan pelayanan kepada tamu, dimulai dari calon tamu mengadakan pemesanan kamar/pre-arrival sampai tamu tinggal dan berangkat (check-out) dari hot
Selain itu front office merupakan department yang bisa dikatakan menjadi first impression tamu dari sebuah hotel, oleh sebab itu mereka yang bertugas harus bisa memperlakukan tamu dengan baik dan harus mengetahui segala informasi yang ada di hotel.
Baca juga :
- STEWARD: Pengertian, SOP, Gaji, Tugas dan Tanggung Jawab
- ROOM ATTENDANT: Pengertian, Tugas, Tanggung Jawab & Perlengkapan
Struktur Organisasi Department Front Office
Dalam department front office terdapat struktur organisasi di dalamnya dengan tugas dan tanggung jawab yang lebih kompleks.
Apabila kita lihat dari struktur di atas, kedudukan tertinggi dipegang oleh Front Office Manager, kemudian dibawahnya terdapat posisi seperti Executive Lounge Assistant, Guest Relation Supervisor , Front Desk Supervisor, Reservation Agent, Business Service, Bell Captain, Airport Representative, Guest Relation Officer(GRO), Telephone Operator, Front Desk Agent (FDA), Reservation Agent, Doorman/doorgirl, Bellman.
1. Front Office Manager
Front Office Manager bertanggung jawab memberikan kesan yang positif dan menciptakan kepuasan tamu di area kerjanya.
Ruang lingkup kerjanya :
- Front office area
- Executive floor
- Business center
2. Assistant Front Office Manager
Assistant front office manager bertanggung jawab untuk membantu kelancaran keseluruhan tugas di bagian front office serta menggantikan front office manager saat berhalangan dan mengkoordinir tugas-tugas sesuai pekerjaannya.
Ruang lingkup kerja :
- Front office
- Executive floor
- Business center
3. Duty Manager
Duty Manager bertanggung jawab untuk mendukung pekerjaan operasional secara menyeluruh di department front office serta mengontrol operasional lintas department pada shift tertentu.
Ruang lingkup kerja :
- Front Office
- Seluruh area hotel yang berhubungan dengan tamu
4. Executive Lounge Manager
Executive lounge manager bertanggung jawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif serta menjamin kepuasan tamu dan juga staf-staf menurut standart pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif.
Ruang lingkup kerja :
- Executive lounge
- Executive rooms
5. Front Desk Supervisor
Front Desk Supervisor bertanggung jawab untuk memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu hotel dengan cara memberikan arahan kepada staff front desk dan juga mengontrol kode akses computer di bagian front desk.
Ruang lingkup kerja :
- Front Office
6. Chief Concierge
Chief Concierge bertanggung jawab dan memastikan bahwa semua tamu hotel mendapatkan pengalaman yang berkesan di area pintu depan hotel, lobby maupun bell desk.
Ruang lingkup kerja :
- Pintu masuk hotel
- Lobby
- Bell desk
- Counter
7. Business Centre Supervisor
Business Centre Supervisor bertanggung jawab untuk mengarahkan semua aspek fungsi hotel dari pusat bisnis agar mendapatkan kepuasan tertinggi dari tamu yang menginap.
Ruang lingkup kerja :
- Area pusat bisnis
8. Bell Captain
Bell Captain bertanggung jawab untuk mengurus barang-barang bawaan tamu saat datang, selama menginap maupun ketika tamu tersebut pergi untuk check-out meninggalkan hotel.
Ruang lingkup kerja :
- Front Office
- Lobby
- Kamar tamu
9. Bellboy
Bellboy bertanggun jawab untuk membantu para tamu untuk menangani barang bawaan mereka (luggage delivery).
Ruang lingkup kerja :
- Front Office
- Lobby
- Kamar hotel
10. Door Man
Door Man bertugas untuk menyambut kedatangan tamu termasuk membukakan pintu kendaraan maupun pintu lobby hotel.
Ruang lingkup kerja :
- Area depan hotel
- Lobby
11. Receptionist / Front Desk Agent
Receptionist / FDA bertanggung jawab untuk menangani registrasi tamu serta memberikan pelayanan check-in dan check-out maupun mengurus pembayarannya.
Ruang lingkup kerja :
- Front Desk
12. Guest Relations Officer
Guest Relations Officer bertanggung jawab untuk mengantarkan tamu dan memberikan segala bentuk pelayanan serta bantuan selama tamu menginap di hotel.
Ruang lingkup kerja :
- Front Office
- Lobby
- Executive Lounge
13. Telepon Operator
Telepon Operator bertanggung jawab untuk mengelola layanan komunikasi baik telepon, faksimili, maupun email dengan berpedoman terhadap kebijakan teknis yang telah di tetapkan.
Ruang lingkup kerja :
- Front Office
14. Airport Representative
Airport Representative bertanggung jawab untuk menjemput tamu dari bandara dan juga mengantarkan kembali tamu ke bandara sesuai dengan standrt hotel.
Ruang lingkup kerja :
- Airport – Hotel
- Lobby Hotel
Peralatan yang Dibutuhkan di Department Front Office
Untuk menunjang segala aktivitas dan kinerja department front office, maka dibutuhkan peralatan-peralatan seperti :
- Front Office Counter (meja panjang)
- Room rack
- Information rack
- Reservation rack
- Rak kunci kamar dan surat
- Komputer
- Bill Rack
- Safe deposit box
- Paging board
- Pigeon hole
- Telepon
- Fax Machine
- Key drop box
- Luggage trolley
- Credit card imprinter
Demikianlah informasi lengkap mengenai department front office yang kompleks pada sebuah hotel, baik itu fungsi, tugas, peran, tanggung jawab maupun struktur organisasi yang berjalan didalamnya untuk mencapai tingkat kepuasan tertinggi dari semua tamu yang menginap.
0 comments:
Post a Comment